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Vorgehensweise bei elektronischer/optischer Archivierung/Dokumentenmanagement System
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Phil  Krone Krone17.08.15, 11:25, Beiträge: 2882
Bei uns besteht eine Akte aus verschiedenen getrennten Dokumenten. Bei deiner Akte, wo das alles ein großes Dokument ist, wäre die Lösung: Dokument öffnen, in ein neues Dokument drucken, und den gewählten Bereich als Druckbereich auswählen.
 
Unbeugsam  17.08.15, 11:12, Beiträge: 2
Hallo,

danke.

Was auch interessant und wichtig ist, wie man Teilbereiche einer Akte für anfordernde Stellen, wie z. B. einem Anwalt, nicht lesbar macht.

Z. B. kann der Anwalt die Seiten 1 - 327 lesen, aber ab 328 nicht mehr.

Viele Grüße
 
pegattac  17.08.15, 11:01, Beiträge: 364
Hallo Unbeugsam,
erst einmal herzlich willkommen bei uns.

Die zweite Variante ist sicher die schnellere. Ich weiss aber nicht, wie euer Scanner darauf regiert, wenn ihr viele "Problemblätter" dazwischen habt. Wenn es oft zu Papierstau bzw. unlesbaren Kopien kommt, kostet das auch Zeit. Eventuell macht ihr mit zwei vergleichbaren Akten mal einen Testlauf mit beiden Varianten. Am Anfang müsst ihr sicher etwas herumprobieren, bis ihr die optimalen Einstellungen und Abläufe für eure Akten gefunden habt.

Ich würde auf jeden Fall noch jemand stichprobenartig kontrollieren lassen. Es kommt auch darauf an, ob die Originale hinterher vernichtet oder nur ausgelagert werden. Wären sie also im Zweifelsfall noch beschaffbar, kann man den Kontrollaufwand beim Scannen eventuell etwas geringer halten, als wenn sie nach dem Scannen endgültig vernichtet werden.

Ich hab solch ein Großprojekt noch nicht gehabt, kann dir daher also keinen Richtwert geben. Es wird aber auch von der Leistungsfähigkeit und Schnelligkeit eures Scanners abhängen.

Viel Erfolg dabei.

LG Peggy
 
Unbeugsam  16.08.15, 10:13, Beiträge: 2
Hallo zusammen,

o. g. soll eingeführt werden.

Im Unternehmen gibt es viele alte Kundenakten mit teilweise "schlechtem Papier".

Wie bereitet ihr diese Akten für das Scannen vor?

Jedes Blatt begutachten, im Zweifel abgeknickte Ecken abkleben oder "begradigen", kleine Blätter auf A4 vergrößern ..., um erst dann alles zum Scannen in den Scanner legen?

Oder

Einfach alles in den den Scanner einlegen und laufen lassen, dabei Live-Kontrolle durchführen, ob alles korrekt eingescannt wurde. Wenn etwas hakt, es zu Papierstau kommt, ein Blatt nicht gescannt werden konnte, erst dann "eingreifen", das nicht scanbare Blatt anschauen, gucken, woran es liegt, dieses evtl. entsprechend "bearbeiten" und scanbar machen, neu einlegen, den Scanvorgang an der gestoppten Stelle wieder aufnehmen?

Wenn man, wie im zweiten Fall, eine Live-Kontrolle durchführt, entfällt die nachfolgende Kontrolle durch den Scan-Mitarbeiter, ob eben alles korrekt eingescannt wurde!?

Ist überhaupt ein Vier-Augen-Prinzip notwendig? D. h., muss das Eingescannte von demjenigen live und, oder nachfolgend kontrolliert werden und dann noch einmal von einem anderen Scan-Mitarbeiter?

Auch als grober Richtwert, die Blätter der Akten sind durchnummeriert. Hat die Akte 327 Blätter und wurden nachher auch 327 Blätter eingescannt, kann und darf man davon ausgehen, dass die Akte auch komplett eingescannt wurde!?

Die zweite Vorgehensweise sollte doch voll und ganz ausreichen und mit der ersten Vorgehensweise beraubt man sich selbst zu viel Zeit, oder!?

Wie macht ihr das?

Wie viele Blätter pro Tag scannt ihr so bei welcher Vorgehensweise?

Ich freue mich auf eure Antworten.

Viele Grüße

DU
 
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