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Doppelte E-Mails löschen?
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Phil  Krone Krone18.04.16, 12:44, Beiträge: 2882
Ich kann verstehen, dass die IT sich da raus hält, wenn die MA es nicht schaffen nachzusehen, bevor sie so was machen.
Dem Server ist das auch egal, wie oft die Mail in dem Ordner liegt. Die interne DB speichert sie trotzdem nur ein Mal.
Wie gesagt: Das Thunderbird-Plugin kann bei der Suche helfen, oder jemand schreibt ein schönes Script, z.B. in VB oder Powershell.

Und egal, ob ihr private Nutzung erlaubt oder nicht: Personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald der (Gecschäfts-)Zweck wegen dem sie gespeichert wurden weggefallen ist. Wer löscht denn die Ordner, wenn so ein Projekt rum ist?
 
Frau Welt  18.04.16, 11:18, Beiträge: 14
Jap, so in etwa.

Jeder hat natürlich seine Mails.
Dann gibt es zB. den Verteiler Sales. Sales bekommt Mails die zu unterschiedlichen Projekten gehören. Darum werden alle Mails entsprechend benannt. ZB. 16INT_C0299_Flüge Da kann man zB. ablesen, dass es sich um eine Mail aus 2016 handelt, sie ist rein intern, es geht um die Flüge für Projekt C0299. Diese Mail kommt also in den Ordner des Projekts C0299 - wenn es noch kein Auftrag ist, dann ist es keine C Nummer sondern eine fortlaufende die dann zB. im Ordner Mittlerer Osten - Iran liegt.

Die Sales Assistenz legt alle ankommenden (von externen) Mails ab. Wenn Kollege A (der seine gesendeten Mails normalerweise selbst ablegt) auf Reise ist, dann legt die Kollegen auch diese Mail ab, denn sie ist im Sales Verteiler und sieht dann die Mail von Kollege A.

Manchmal hat Kollege A das aber vergessen und legt, nach seiner Rückkehr, die Mail selber auch ab (und er guckt nicht weil das ja ewig lange dauert zum laden).

Ich hab bereits die IT gefragt, die fühlen sich nicht so sehr dafür verantwortlich und schicken mir diverse Links. Ich soll jetzt den Praktikanten einspannen -.-

Übrigens - wegen Deinem letzten Kommentar, aus diesem Grund haben wir private Nutzung der Emails streng ausgeschlossen - unsere Projekte gehen manchmal über Jahre, teilweise auch sehr lange ohne Kommunikation und da müssen wir einfach sichergehen, dass wir alles dazu finden.

Mails ala "Ok, geht klar - meld Dich dann" legen wir gar nicht erst ab. Aber selbst ein "Let´s do it like that!" auf eine Besprechungsanfrage wird abgelegt weil wir dann nachhalten können, dass der Kunde bspsw. einem Meeting zugestimmt hat.
 
Phil  Krone Krone12.04.16, 12:08, Beiträge: 2882
Ich sehe gerade: Es gibt doch ein Standard-Tool ... fast ...

Thunderbird ist der Email-Client der Mozilla Foundation (so wie Firefox der Browser ist). Dafür gibt es ein Plugin: https://addons.mozilla.org
 
Phil  Krone Krone12.04.16, 08:18, Beiträge: 2882
Ja, IMAP ist einer der beiden Standards für Email-Abholung.

Wollen wir mal sehen, ob ich das richtig verstehe.
In eurer Firma hat jeder ein Email-Konto und ein eigenes Postfach (inbox) und zusätzlich habt ihr eine "Gruppenablage" wo ihr "wichtige" Mails hin verschiebt (nicht kopiert), rund um Verträge und ähnliches.

Dieses "Sammelpostfach", (bzw. die Unterordner) ist in zwischen zu weit gewachsen, und Du willst das aufräumen.

Nein, ich kenne kein Tool, dass das automatisiert macht. Aber ich denke, ein findiger Programmierer wird das schnell hin kriegen, die Message-ID ist genauso Standard wie IMAP

Die erste Möglichkeit wäre: Richtet für die einzelnen Abteilungen (Sales, Empfang usw.) eigene Postfächer ein. Dann können die Mails dort organisiert werden, und nicht in einer riesigen Datenhalde.

Die zweite Möglichkeit: Nach GDPdU, müsst ihr ohnehin alle"steuerlich relevanten Unterlagen", also z.B. zumindest alle Rechnungen (aber meistens auch mehr, das Finanzamt entscheidet das) revisionssicher, also unveränderbar, speichern, bis zu einer eventuellen Betriebsprüfung. Das Verschieben in Unterordner reicht da nicht. Wenn Ihr ein solches System habt, könnt Ihr das vielleicht auch für eure Zwecke nutzen.

Die Dritte Möglichkeit: Frag deine IT. Ja, die müsste dafür die Möglichkeiten zur Verfügung stellen. Ich würde mich aber nicht wundern, wenn die gar nicht genau wissen, was Ihr da macht, weil niemand sie bei der Planung mit einbezogen hat. Als IT-Mitarbeiter merke ich oft, dass diese "Insellösungen" in Unternehmen schnell entstehen, weil niemand die anderen Bereiche fragt.

Und zu guter Letzt: Diese Mails enthalten "personenbezogene Daten" nach dem BDSG. Sobald kein Grund mehr vorhanden ist (z.B. die Aufbewahrungsfristen nach GDPdU/HGB abgelaufen sind) müssen sie gelöscht werden, andernfalls droht das BDSG empfindliche Bußgelder an.
 
Etoblau  Krone Krone Krone11.04.16, 15:31, Beiträge: 9050
In Google Groups gibt es Tags, mit denen Du Mails kennzeichnen und einen Verantwortlichen benennen kannst. Das wäre für Euch die Lösung: der Hauptverantwortliche wird getaggt und nur der legt nach Kenntnisnahme die Mail ab.
 
Frau Welt  11.04.16, 15:14, Beiträge: 14
War unglücklich ausgedrückt. Also, das ganze nennt sich imap (ich bin mir nicht sicher ob das was gängiges ist). Die Ordner liegen also auf dem Server, verschiedene User haben über ihre Inbox die Möglichkeit auf verschiedene Bereiche zuzugreifen. zB. Vertrieb nur auf Vertrieb ect. Somit kann jeder mit der entsprechenden Freigabe auf die Ordner zugreifen (über das Handy ist das dann zB. nicht abrufbar). Die Mails werden alle gespeichert. Abgelegt werden auch nur wichtige Sachen, also nicht zB. ein "rufe kunden später an" aber eben alles rund um die Verträge und Ausführungen damit wir es lückenlos nachweisen können da unsere Projekte teilweise über jahre gehen. Unsere Betreffzeilen sind dementsprechend auch sehr stringent damit wir auch ja alles finden können.

Warum das so ist, tja das müsste die IT beantworten bzw. ob es da eigentlich bessere Lösungen geben würde.

Kennst Du denn ein Tool zB. welches die Message ID auslesen kann?

Ps: Es handelt sich nicht um eine Kopie, die ist dann im eigenen Postfach nicht mehr da, man hat sie ja abgelegt. Aber es gibt zB. die Usergruppe Sales und wenn dann User X und User B die gleiche Mail ablegen kommt es eben zur doppelten Ablage.

Kennst Du
 
Phil  Krone Krone11.04.16, 14:02, Beiträge: 2882
Puh ... Deduplizieren ist gar nicht so leicht. ein findiger Scripter könnte da ein VBScript schreiben, dass z.B. die Message-ID ausließt (die muss eindeutig sein), und da Duplikate löscht ...

Nur: Was meinst Du mit "Server-Ordner" ...In Outlook als freigegebene Ordner? Oder kopiert ihr die aus Outlook raus?
Warum kopiert Ihr die überhaupt in einen freigegebenen Ordner, und nutzt nicht z.B. ein Gruppenpostfach für so was? Manuell Kopien zu erstellen ist mit Sicherheit nicht die Lösung.
 
Frau Welt  11.04.16, 13:26, Beiträge: 14
Hallo Forum,

wir legen unsere E-Mails auf Server-Ordner ab.

Jeder legt seine eigenen E-Mails ab, eine TZ Kraft legt alle eingehenden Mails ab. Es kann natürlich sein, dass jemand zB. unterwegs ist, seine Mail jedoch später ablegt, ein Kollege aber schon mitgedacht hat und diese Mail bereits abgelegt hat.

Ihr könnt Euch sicher vorsetllen wie viele Emails wir haben - ein manuelles durchgehen ist nicht mehr möglich.

Nun möchten wir doppelte löschen. Die Outlook Möglichkeit würde aber alle Mails mit gleichem Betreff löschen, egal ob es einfach ein weiterer Strang ist oder nicht... das geht natürlich nicht.

Habt ihr schon eine Lösung dafür? Kostenpflichtige Tools sind natürlich auch als Empfehlung gern gesehen.
 
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