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Belegungsplan für Besprechungszimmer
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Lyn  07.10.15, 11:25, Beiträge: 12
Ich habe mir ein paar Gedanken gemacht über die netten Vorschläge. Die Arbeitsweise von Biggi und Pan scheint für mich und mein BZ am sinnvollsten zu sein. Das wird einigen Herren nicht gefallen *grins*
Werde mal bei Gelegenheit meinen Chef fragen, was er davon hält.

@Biggi: Das mit dem Ausdruck mache ich auch. Habe immer den aktuellen Monat am Brett hängen, hilft aber irgendwie auch nicht immer...
 
pandemonium  Krone Krone07.10.15, 10:55, Beiträge: 2379
Lyn, bei uns wird der Raum nur dann blockiert, wenn er als "Ressource" eingeplant wurde. Wenn er einfach nur als Teilnehmer eingeladen wird, bleibt die Raumbuchung aus.

Bei uns läuft es auch so wie bei BiggiK, es gibt einen Raum-Administrator, der das koordiniert. Die Standard-Einstellung ist so: Wenn jemand einlädt und der Raum blockiert ist, erhält der Einladende eine Absage des Raums. Ist bereits eine vorbehaltliche Buchung vorhanden, erhält er auch nur eine vorbehaltliche Zusage. Ist der Raum frei, erhält der Einladende eine Zusage. Alle können den Raum einsehen.

Ganz einfach.

Dafür braucht man nach meiner Meinung keine eigene Software anzuschaffen, die dann eh wieder nur Ausgaben und Administrationskosten verursacht.

LG pandemonium
 
BiggiK  07.10.15, 09:06, Beiträge: 2
Hallo Lyn,

meine Kollegin und ich verwalten 3 Besprechungsräume über Outlook. Die Berechtigung zum Schreiben und Ändern in den Kalendern haben nur wir beide. Wer einen Raum braucht, der macht eine Besprechungsanfrage mit allen Gästen und dem jeweiligen Raum als Ressource. Somit haben die Gastgeber den Überblick über ihre Zu- und Absagen und können besser für Terminänderungen sorgen.

Für uns hat das den Vorteil, dass wir bei größeren Veranstaltungen den Raum zusätzlich vorher und danach für das Herrichten und Aufräumen blocken können. Wir haben außerdem an jeder Raumtür einen altuellen Ausdruck des Tageskalenders hängen, so dass jeder sehen kann, wer den Raum belegt hat bzw. ob noch Lücken für eine kurze Besprechung sind. Somit kann man auch den "Schlampern" unter den Benutzern auf die Finger hauen, wenn sie den Raum in einem üblen Zustand hinterlassen.

Ist Dir auch schon aufgefallen, dass nicht jeder Bucher daran denkt den Termin im Outlook als "beschäftigt" einzustellen? Ich habe schon bei einigen festgestellt, dass sie zwar den Termin einstellten, jedoch als "frei". Wenn nun jemand anders den Termin für seine Gäste und die Ressource buchen will, kann der nur sehen, dass der Raum frei ist. Hier könnte man mal eine Info-Mail rausgeben. Wenn Du nur noch die alleinige Berechtigung für den Raum hast, kannst Du hier auch berichtigend eingreifen.

Ich hoffe, Dir hilft das weiter.

Schöne Grüße

BiggiK
 
Lyn  06.10.15, 14:45, Beiträge: 12
Das wäre auch eine Idee!
Läuft das dann immer online oder ist das auch offline möglich?
Gibt es die Möglichkeit Teilnehmer einzuladen oder ist es wirklich nur als Belegungsplan zu verwenden? Ich habe mal im Internet gesucht und keinen Hinweis gefunden. Danke :-)
 
Office-Angel  06.10.15, 11:50, Beiträge: 2
Augenrollen
Wir haben gerade ein Raumbuchungssystem zur Probe laufen (MRBS1.4.11) für alle Chefs und ihre Sekretärinnen im Haus, jeder hat einen Zugangscode bekommen und kann Raumreservierungen vornehmen. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen, aber der- oder diejenige welche die Eintragungen vornimmt, kann sie auch nur selbst wieder ändern (z.Zt. so eingestellt). Es gibt eine Person als Administrator falls es zu Problemen kommt um hilfreich einzugreifen. Es können mehrere Räume angelegt und verwaltet werden und alle können sie einsehen aber nicht alle können Eintragungen vornehmen. Bis jetzt sind alle hier im Haus zufrieden mit dieser Lösung und die ständigen tel. /pers. Nachfragen 'ist der Raum noch frei?' hat aufgehört weil jede Sekretärin und ihr Chef das Raumbuchungssystem einsehen können an ihrem jeweiligen PC.
 
Lyn  05.10.15, 09:35, Beiträge: 12
Er ist eine Ressource. Es wurden nur im Laufe der Zeit immer mehr Berechtigungen zum buchen vergeben und so ist das etwas chaotisch geworden.

Das mit dem "vorläufig" werde ich mal bei unserer IT ansprechen. Danke dafür :-)
 
Phil  Krone Krone05.10.15, 08:34, Beiträge: 2882
Ist der Raum bei euch überhaupt eine "Resource" oder konnte jeder den öffentlichen Kalender beschreiben? Technisch ist das ein Unterschied.
 
Phil  Krone Krone05.10.15, 08:33, Beiträge: 2882
Bei den meisten Zimmern geht das "normal", so wie bei Dir vorher. Doppelbelegungen kommen praktisch nicht vor.

Allerdings haben wir ein "Sonderzimmer". Dort finden regelmässig Schulungen statt, wobei der Raum aber nicht immer explizit dazu gebucht wird. Dieser Raum akzeptiert alle Buchungen nur "vorläufig", und der Leiter der Schulungsabteilung muss das manuell bestätigen.
Vielleicht kann eure IT auch so was einstellen?
 
Lyn  05.10.15, 08:04, Beiträge: 12
Guten Morgen Zusammen.

Folgende Situation: Ich bin in unserem Werk u.a. für das Besprechungszimmer zuständig und somit eben auch für den Belegungsplan dafür.
Seit ein paar Jahren läuft das ganze über einen öffentlichen Outlook-Kalender. Beinahe jeder hatte Zugriff und hat dann fröhlich seine Besprechungen gebucht....mit dem Ergebnis, dass am Ende Leute vor meiner Tür standen, die das BZ gebucht hatten, es aber schon voll war und nicht wussten wohin. Es gab teils Chaos, weil niemand mir mehr Bescheid gegeben hat und ich auch nicht mehr mal eben die Getränke auffüllen bzw. aufräumen konnte.
Im Laufe der letzten zwei Jahre - seit ich die Assi bin - habe ich den Zugriff auf die Abteilungsleiter reduziert. Das hat auch erstmal ganz gut funktioniert und viele gehen nur noch über mich um das BZ zu buchen, somit habe ich auch den Überblick und kann entsprechend reagieren.
Jetzt haben wir aber ein neues Problem. Wenn ich den Termin im Outlook-Kalender einpflege und auch die Teilnehmer zur Besprechung einlade, sieht der BZ-Anfrager nicht, ob es Zu-/Absagen gab. Ich bekomme ebenfalls keine Antworten - wieso kann ich leider auch nicht sagen, das hat unsere IT eingestellt und ich bin auch ganz froh darüber, sonst würde ich nur noch diese Mails bekommen. Unsere IT hat leider keine wirkliche Lösung für den Kalender, aber vielleicht habt ihr einen Rat für mich?
Daher meine Frage: Wie läuft das in eurer Firma mit der Belegung des Besprechungszimmers?

Vielen Dank schon einmal :-)
Lyn
 
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