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Ab wann Reisekosten prüfen?
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tina-c  23.11.16, 10:54, Beiträge: 244
Bei uns werden alle Hotels über Kreditkarte bezahlt, teilweise auch Tankquittungen, Restaurants etc. Geprüft wird da nichts ... nur die Kreditkartenabrechnung abgehakt, ob wir die Belege haben und sollten Belege fehlen, müssen wir den Kollegen hinterherrennen :-(
Alle anderen Belege werden an die Reisekostenabrechnung getackert ... prüfen, ob das alles stimmt tut hier keiner.
Die Chefs bekommen hier alles erstattet, auch private Partickets und Taxifahrten ... im Grunde, alles, was in Deutschland stattfindet (Auslandsreisen gibt es hier nicht), auch in deren Urlauben. Ich finde es haarsträubend, aber ist hier so. Sollte hier mal eine Prüfung stattfinden ... ich hoffe, dann bin ich bereits weg.
 
Kittypitty  05.07.16, 11:24, Beiträge: 4
Danke Phil!
Eingangsrechnung haben wir auch und die laufen auch über einen Workflow. Meist werden die Hotels mit der Kreditkarte bezahlt, damit kommen sie nicht mehr in die Reisekosten.
Reisekosten sind bei uns nur Verpflegungsmehraufwand und Kosten, die der Mitarbeiter privat vorstreckt. Manchmal noch km-Pauschalen, wenn kein Firmenwagen vorhanden ist.
 
Phil  Krone Krone05.07.16, 11:13, Beiträge: 2882
bei uns gibt es zwei Arten so etwas abzurechnen. Die meisten Sachen kommen per "Eingangsrechnung". Das heist, das Hotel schreibt die Rechnung an uns, das wird ganz normal geprüft. Meistens sowohl von der Fachabteilung (sprich: Sekretariat, das die Reise gebucht hat) als auch vom Berater zur Bestätigung, dass er tatsächlich da war.
Kleinere Summen, wie Parkquittungen laufen als Spesen und werden anders behandelt. Die Eingangsrechnungen durchlaufen einen Workflow in unserem Dokumentenmanagementsystem, die Spesen eine "Sichtkontrolle" in der Buchhaltung. Ich meine, die werden nicht nochmal gegen geprüft.
 
Kittypitty  05.07.16, 10:00, Beiträge: 4
Hallo ihr Lieben!

Ich lese schon lange fleißig mit und ihr habt mir schon oft mit euren Tipps weitergeholfen. Danke dafür!
Jetzt hab ich allerdings eine Frage, die ich beim Stöbern nicht beantwortet bekommen habe.

Wir haben eine Menge Berater, die viel unterwegs sind und entsprechend hohe Reiseaufwände produzieren. Diese zu prüfen und freigeben zu lassen kostet enorm viel Zeit. Also versuchen wir nun mit Hilfe einer neuen Software und einen schmaleren Prozess abzubilden und überlegen, wie wir den Prüfprozess ggfs. auch verkürzen können. Zurzeit wird bei uns jeder einzelne Beleg geprüft von einer 1,50€ Parkquittung bis zum 250€ Bewirtungsbeleg. Jeder Mitarbeiter, die Vorgesetzten und die Buchhaltung prüfen und geben frei.
Jetzt hab ich von einigen schon gehört, dass viel auf Vertrauensbasis läuft und nur größere Beträge überhaupt geprüft werden. Das würde natürlich unsere Ressourcen deutlich schonen.

Jetzt meine Frage:
Wie macht ihr das bei euch in der Firma? Prüft ihr erst, wenn die Reisekostenabrechnung über einen Betrag x gehen? Macht ihr dafür regelmäßig Stichproben? Prüft ihr ggfs. nur bei neuen Kollegen intensiv?

Für Erfahrungen, Tipps und sonstige Infos wäre ich euch sehr dankbar!
Liebe Grüße, Kittypitty
 
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