Rat & Tat / SOS Kollegin in Not

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Niniel  15.01.16, 10:10, Beiträge: 39
Das ist wirklich nicht immer ganz einfach. Weil es gibt immer Kollege A, der Info-Mails vom Sekretariat ignoriert und Kollege B der Umläufe generell nicht liest, sondern nur weiter gibt.

Hier bei uns in der Abteilung ist es eine Mischung aus allem. Wir vom Sekretariat informieren die Abteilung über wichtige Sachen direkt per Rundmail. Alle 3 Wochen gibt es eine Amtssitzung, in der vom Chef Infos von der Hausspitze weitergegeben werden und er aus seinem Sachgebiet berichtet. Danach geht's dann reihum und jeder hat die Gelegenheit etwas zu berichten. Da aber nicht alle Mitarbeiter dabei sind, gibt's ein Protokoll, dass dann per Umlauf UND E-Mail rumgeht. Aber grad unser "Draußenmitarbeiter" ist da so ein Sorgenkind. Wenn er mal im Haus ist, guckt er natürlich nicht alle aufgelaufenen Umläufe oder Mails an. Da müssen wir dann mündlich nachhelfen.

Für das Gesamthaus (also alle Abteilungen) das Intranet. Da finden sich News + allgemeine Informationen, Formulare etc.. Außerdem gibt's glaub vier Mal im Jahr ne Mitarbeiterzeitung. Da steht dann u. a. auch drin, wer neu dazu gekommen, ausgeschieden ist oder wer ein Jubiläum hat. Und wenn etwas ganz Wichtiges ansteht, dann kommt schon mal ne Mail *g*.

Oh und natürlich nicht zu vergessen: der Flurfunk. Als ich z. B. nach der Ausbildung diese Stelle hier bekommen habe, wusste es glaub ich das halbe Gesamthaus vor mir ;).

Aber trotz all dieser Maßnahmen ist und bleibt der Mensch halt unberechenbar ;) . Wenn der nämlich Mails nicht lesen mag weil sie vom Sekretariat kommen (kann ja net wichtig sein) oder kein Interesse am Protokollumlauf der Amtssitzung etc. hat... tja dann kann man sich noch so viel Mühe geben.

Ich wünsche auf jeden Fall trotzdem viel Glück mit dem Umsetzen der letztendlich ausgewählten Maßnahmen :).
 
curious  Krone15.01.16, 09:38, Beiträge: 1775
Stell mir das grad bildlich vor Eto und lach mit schlapp.
 
Etoblau  Krone Krone Krone14.01.16, 15:35, Beiträge: 9050
Soziopathen mit autistischen Tendenzen, damit hab ich's hier zum Teil zu tun... Ein Leben lang Junggesellen, leben für ihren Beruf, ergötzen sich an Regelwerken, tragen ihre Brillen so lange, bis sie wieder hochaktuell sind. Aber manchmal so linkisch und ungelenk, dass man sie trotzdem gern haben muss.
 
Phil  Krone Krone14.01.16, 13:48, Beiträge: 2876
Außnahmen gibt es immer, aber die gehen als "Statistisches Rauschen" in einer Firmenbilanz unter. "Der Mitarbeiter an sich" freut sich trotzdem über soziale Kontakte mit Kollegen. Das sind ja nicht alles Einsiedler.
 
Etoblau  Krone Krone Krone14.01.16, 13:43, Beiträge: 9050
Phil, ich bin schon mal von einem MA angepampt worden, weil ich ihm zum Geburtstag gratuliert habe - er habe mir das niemals persönlich mitgeteilt und überhaupt unterlägen seine persönlichen Daten dem Datenschutz. Seitdem zweifle ich daran, dass sich jeder über einen Glückwunsch freut...
 
Phil  Krone Krone11.01.16, 13:12, Beiträge: 2876
Bei WhatsApp für betriebliche Kommunikation, am Besten noch mit personenbezogenen Daten bitte immer daran denken, dass das eine amerikanische Firma ist, und ihr mit Sicherheit keinen Vertrag mit der geschlossen habt, der dem deutschen Datenschutzrecht entspricht.
Was man privat macht, ist eine andere Sache, aber Firmen laufen in Gefahr mehrere hunderttausend Euro Bußgeld zu kassieren, wenn das mal rauskommt.


Geburtstage und Datenschutz ... ein Kollege hat auf einer Tagung das mal so argumentiert:
Zitat:
Die Motivationssteigerung von Kollegen ist ein gutes Ziel für eine Firma. Kollegen freuen sich, wenn ihnen zum Geburstag gratuliert wird, also ist das Eintragen in einen gemeinschaftlichen Kalender nach dem Datenschutzgesetz erlaubt (Speicherung für eigene Geschäftszwecke), und rechtlich ist damit keine Einwilligung nötig (ob sie eingeholt wird, ist eine andere Sache)
Allerdings mögen viele, gerade weibliche Kolleginnen, es nicht, wenn ihr Alter bekannt ist, deshalb lassen wir das Geburtsjahr weg. Zum Gratulieren wird das auch nicht benötigt.


 
pegattac  11.01.16, 12:24, Beiträge: 364
Hi Eumi,

du hast es in deinem letzten Post schon richtig geschrieben - Je nach Art der Nachricht.
(Ich würde es auch von der Wichtigkeit /Dringlichkeit abhängig machen).
1. Termine /Terminabsagen - auf jeden Fall per Mail, wenn es sehr kurzfristig ist, würde ich sogar SMS /Whats App verwenden.
2. Wichtige Informationen zu Projekten /Aufgaben des Mitarbeiters - per Email an den /die betreffenden MA
3. Allgemeine Infos zur Firma könnte auch per monatlicher Newsletter erfolgen.
4. Neue Kollegen: Bei 40 Leuten hat wahrscheinlich auch noch jeder mit jedem irgendwie zu tun, dann würde ich auch direkt per E-Mail informieren, z.B. Wenn die Einstellung fest ist und der erste Tag bevor steht.
5. Geburtstage - hier könnte man im Intranet einen Kalender hinterlegen, in den nur die Geburtstage eingetragen werden, von den Kollegen, die das möchten (Datenschutz) .
Wer reinschaut, schaut rein....

Und nicht vergessen, das persönliche Gespräch!!! Also bei allen technischen Möglichkeiten auch miteinander sprechen :-).
Intranet ist auf jeden Fall eine gute Möglichkeit, Informationen auch Formulare und Vorlagen z.B. für die Reisekostenabrechnung online bereit zu halten. Das entlastet euch auch als Sekretariat wenn Mitarbeiter sich bestimmte Dinge selbst ausdrucken können :-).

Viel Erfolg beim Brainstorming.
 
Eumie  08.01.16, 17:00, Beiträge: 11
Danke für Euer Feedback,

Es wird wohl wirklich eine Kombi.
Ich würde ein Aufpoppen einer Meldung bei Anmeldung am PC toll finden. Müsste mit der Technik geklärt werden, ob das umsetzbar ist. Ansonsten auf jeden Fall E-Mail für die Außendienstler.
Und bei manchen Nachrichten vielleicht ein altmodischer Ausdruck zu Ablage auf jedem Platz - back to the roots.

Je nach Art der Nachricht ein entsprechender Kanal.

Mal sehen.

Nächste Woche wird erstmal ein Brainstorming gemacht.

LG und schönes WE
 
Phil  Krone Krone08.01.16, 15:00, Beiträge: 2876
Das ist ein Riesen-Thema ... Wir hatten schon viele Ansätze...

Rundmails werden in der Regel überlesen.
Schwarzes Brett ist in vielen Filialen und bei vielen Kundeneinsätzen sinnlos.
Intranet .. wie gesagt: Da muss man sich anmelden...

Im Moment versuchen wir "alles" zu machen:
Wir haben regelmässig (1x im Quartal) große Meetings, in denen die GF "ZDF" (Zahlen Daten Fakten) erzählen, und ein bisschen über bevorstehende Projekte geredet wird.
Wir haben ein Intranet, in dem ein Blog geschrieben wird, das von allen möglichen Interessanten bis langweiligen Themen handelt (Neue Mitarbeiter, neue Projekte, geänderte Regelungen ...) Bei einem wichtigen Beitrag verschickt das System zusätzlich eine Mail an alle MA, dass sie das bitte lesen sollen.

Aber am Ende kommt es immer auf die Disziplin der MA an. Es wird immer Mitarbeiter geben, die alle Benachrichtigungen und Hinweise ausblenden, auf den Meetings nicht aufpassen, oder gar nicht da sind. Und gerade die schreien dann am lautesten.
 
Etoblau  Krone Krone Krone08.01.16, 14:34, Beiträge: 9050
Bei uns kümmert sich die Interne Kommunikation um solche Dinge (allerdings nicht die Veröffentlichung von Geburtstagen, da gilt der Datenschutz...), wenn sie standortübergreifend von Interesse sind. Neuigkeiten werden im Intranet veröffentlicht - da das abgestimmt ist und jeder weiß, ist auch jeder dafür verantwortlich, sich mit den entsprechenden Infos zu versorgen. Aushänge am schwarzen Brett bzw. Bekanntmachungen auf den Standortseiten im Intranet werden dann lokal gepflegt.
 
Pokerface  Krone Krone08.01.16, 13:57, Beiträge: 2136
Das ist bestimmt für viele Sachen eine gute Idee. Ich persönlich habe aber die Erfahrung gemacht, dass viele Mitarbeiter sich für das Intranet gar nicht interessieren und sich überhaupt nicht einloggen. Einige sind ständig im Intranet, andere wiederum gar nicht. Dann hättest Du das Problem, das doch nicht jeder über die Neuigkeiten informiert ist. Die E-Mails sollten eigentlich von allen Mitarbeitern gelesen werden. Zumindest hoffe ich, dass es bei uns so ist... Obwohl ich hier auch manchmal Zweifel habe :-)
 
Eumie  08.01.16, 13:44, Beiträge: 11
Vielen Dank.

An eine Kombi hab ich auch gedacht.

Vielleicht wäre auch ein Intranet sinnvoll. Aber dann müsste man sich proaktiv einloggen.
 
Pokerface  Krone Krone08.01.16, 12:23, Beiträge: 2136
Bei uns werden die Neuigkeiten per E-Mails verteilt und außerdem noch an das Schwarze Brett gehangen. Das funktioniert sehr gut.
 
Eumie  08.01.16, 12:10, Beiträge: 11
Hallo zusammen,

ich wollte mich mal erkundigen, wie bei Euch interne Kommunikation läuft?
In welcher Form bekommen Eure Mitarbeiter/Kollegen Infos über z.B. neue Mitarbeiter, Geburtstage, Kündigungen, Neuerungen in der Firma, Umsätze ....mitgeteilt

Schwarzes Brett? (da wo es passt.) Intranet, E-Mail. Meetings, Flurfunk?Newsletter, Broschüre?

Wir sind mittlerweile auf 40 Mitarbeiter gewachsen und die Kommunikation fließt nicht mehr so wie fürher als wir noch kleiner waren.

Jetzt bin ich mit einer Kollegin in Zus.arbeit mit dem Chef zuständig, dass die Kommunikation fließt. Ich überlege noch, wie wir das am besten anstellen. Da wir einige Außendienstmitarbeitern haben, die nur selten im büro sind, müssen die Infos auch für diesen PErsonenkreis verfügbar sein.

Deshalb würde mich interessieren, wie Ihr das in Euren Firmen handhabt.

Besten Dank im Voraus.

LG
 
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