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Organisation im Doppelsekretariat
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CosimaZ  03.12.16, 13:43, Beiträge: 158
Meine Kollegin und ich haben uns die Chefs entsprechend aufteilt. Jede von uns arbeitet einem Vorgesetzten entsprechend zu. Dann gibt es Aufgaben, die sich schlecht teilen lassen, z. B. Beschaffung von Werbemitteln.
Unsere Aufgaben sind in einer Excelliste entsprechend aufgelistet mit Hinweisen, wer diese Aufgaben hauptsächlich übernimmt und wer im Vertretungsfall. So hat jeder eine entsprechende Übersicht.
Reisebuchung könnte man gut aufteilen, wenn jede von euch für nur einen Chef überwiegend tätig ist.
Wichtig ist auf alle Fälle auch der Informationsfluss zwischen euch beiden.
 
Letzte Änderung: 03.12.16, 13:56
pegattac  01.12.16, 14:08, Beiträge: 364
Hallo Lisa,
wenn Ihr mehrere Chefs habt, könntet ihr die Arbeit auch so aufteilen, dass jede von euch für einen oder mehrere Chefs alles Themen bearbeitet und ihr euch im Urlaubs- oder Krankheitsfall gegenseitig vertretet.
Es kommt auch immer darauf an, wie viel Arbeit in welchem Bereich anfällt, und wie viele Stunden ihr arbeitet. Manche Aufgaben sollte man aber ruhig auch nach Stärken /Schwächen verteilen. Ich bin eher der Zahlenmensch und habe alles gemacht, was mit Controlling und Buchhaltung zu tun hatte. Meine Kollegin konnte damit gar nichts anfangen aber sie hat Ihre Berufung im Dekorieren, Gestalten von Aushängen und Glückwünschen sowie im Organisieren und Verpacken von Geschenk für Mitarbeiter gefunden. Außerdem hat sie alle grafischen Sachen erstellt z.B. auch für Veranstaltungen, Messen usw. Alle anderen Aufgaben haben wir jeweils für einen bestimmten Chef bzw. Team von Mitarbeitern gemacht.
 
sekretaria  01.12.16, 13:38, Beiträge: 378
Liebe Lisa2016,

zum Thema "Doppelsekretariat" findest du hier einen interessanten Beitrag. Die sekretaria office akademie bietet dazu auch ein passendes Seminar an.

Viele Grüße aus der sekretaria-Redaktion,
Sylvia Vogel
 
Letzte Änderung: 07.12.16, 09:50
Lisa2016  29.11.16, 16:57, Beiträge: 1
Hallo,
ich bin neu zu einer Firma gekommen und meine Kollegin arbeitet da schon länger. Aufgrund der Arbeitslast soll es jetzt auf 2 verteilt werden.
Wie habt Ihr die Aufteilung gemacht? Hätte gerne ein paar Beispiele wenn möglich
Momentan stellt sich das Problem, dass unsere Chefs nicht wollen das eine komplett allein die Reisebuchungen macht. Wie habt hier die Aufteilung?
Vielleicht gibt es hierzu ein paar Erfahrungswerte.
Vielen Dank im Voraus
 
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