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Sekretärinnen-Pool: Welche Erfahrungen haben Sie damit?
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yeiting  14.09.15, 18:07, Beiträge: 11
Hallo marsu: Dann schreiben Sie mir doch einfach über den Firmen-Account...
 
marsu  14.09.15, 14:29, Beiträge: 2
@yeiting: So wie es sich anhört ist es gut möglich, dass wir in der gleichen Firma, bzw. evtl. noch in unterschiedlichen Firmen, die ab 1.4. in eine andere Firma übergehen, arbeiten.
habe versucht direkt eine E-Mail zu schicken, aber das scheint nur mit "Premiumanmeldung" zu funktionieren.
Gruß Marsu
 
internette  13.09.15, 10:55, Beiträge: 71
Das scheint ja sowas zu sein, wie es meine Chefs vorhaben. Sie haben es gelinde gesagt ungeschickt rübergebracht. Wenn ich das als Projekt bekommen hätte, hätte ich mich voller Begeisterung reingestürzt. Aber jetzt ist es so, dass der Assi-Pool ein Straflager wäre. Jetzt verstehe ich auch, warum mein Chef so komisch sagt "alles nur kleine Schritte auf dem Weg zum Ziel, wir fangen ganz langsam an". Er denkt, die Assis wären total zerstritten, stimmt aber gar nicht. Er will uns jetzt wahrscheinlich therapieren. Na, soll er mal, das wird lustig.
 
yeiting  12.09.15, 17:26, Beiträge: 11
Hallo, in unserem Betrieb überschlagen sich die Ereignisse, da nun zwei größere Bereiche bis zum 01.04.16 zusammengelegt werden. Das hat oberste Priorität. Deshalb wurde die Pool-Lösung in unserem Bereich bisher noch nicht umgesetzt. Ob es für den neuen zusammengelegten Bereich einen Sekretärinnen-Pool geben wird, ist noch nicht besprochen worden. Ich halte Euch aber auf dem Laufenden. Und ich bin nach wie vor an Meinungen anderer und vor allem an Tipps, was die Betroffenen dann beachten sollten und wie man sich nicht in die Haare bekommt, dankbar. Viele Grüße, YVonne
 
marsu  12.09.15, 12:10, Beiträge: 2
Hallo,
ich sehe, dass das Thema bzw. die Frage vor über einem Jahr eingestellt wurde. Mich würde interessieren, was daraus geworden ist. Oder vielleicht gibt es mittlerweile im Forum noch mehr, die Erfahrungen mit einem Sekretärinnen/Assistentinnen-Pool haben?
Bei uns ist es auch so, dass umstrukturiert wird. Noch sitzen alle Assistentinnen in ihrer eigenen Abteilung, es ist aber durchaus möglich, dass im Zuge dieser Neuorganisation von manchen Chefs auch eine Poollösung anvisiert wird. Gibt es Erfahrungen? Vorteile? Nachteile?
Vielen Dank schon mal
Marsu
 
yeiting  23.05.14, 22:25, Beiträge: 11
Bisher noch nichts. Eine Kollegin hat das Thema jetzt als Projekt. Mal sehen, was dabei rauskommt.
 
Monki  23.05.14, 16:32, Beiträge: 224
Hallochen, was ist daraus geworden und was sind deine Erfahrungen?
 
yeiting  23.04.14, 09:43, Beiträge: 11
Hallo, ja, das hilft. Vielen Dank!
 
Teckel  22.04.14, 11:43, Beiträge: 7
Sekretariats-Pool:

Meine Erfahrung: morgens ein kurzes Abgleichgespräch (ca. 5-10 Min.)
a. Wer hat was von gestern vom Tisch?
b. Wie zeitkristisch ist es?
c. Wer hat Kapa und kann unterstützen.
d. "Schreibarbeit" - hier ein Sammelkörbchen, das von unten her abgearbeitet wird. Jede(r) hilft mit.

Sollten Mitarbeiter mit eiligen Thema während des Tagesgeschäfts hereinhuschen kurzer Austausch -> wer macht es?

Hilft dies ein wenig?

Viele Grüße

Zitat:
Original geschrieben von yeiting
Hallo,

mein Chef ist am überlegen, ob er uns Sekretärinnen in einen Sekretärinnen-Pool „steckt“. Bisher hat jede Abteilung eine Sekretärin (insgesamt ca. 10 Personen). Diese arbeiten teilweise in Teilzeit, teilweise in Vollzeit. Jede der Sekretärinnen hat noch Sonderaufgaben, die von Abteilung zu Abteilung verschieden sind.

Meine Frage in die Runde: Wer hat schon mal in einem Sekretärinnen-Pool gearbeitet bzw. arbeitet derzeit in einem? Wie sind die Erfahrungen? Macht jede Sekretärin alles? Muss jede Sekretärin jede Sonderaufgabe übernehmen können? Sind die Sekretärinnen trotzdem einzelnen Abteilungen zugeordnet? Wie ist die Urlaubsvertretungsregelung? Wer ist Vorgesetzter (hat jeder Abteilungsleiter jeder Sekretärin etwas zu sagen)? Gibt es Streit? Sitzen die Sekretärinnen alle in einem großen Raum? Und wie werden dann die Telefone der Mitarbeiter übernommen, wenn diese nicht da sind? Gibt es Pools, die wieder aufgelöst wurden und wenn ja, warum? Welche Tipps haben Sie, damit so ein Pool funktionieren kann? Bzw. was spricht dagegen?

Fragen über Fragen. Schon jetzt herzlichen Dank für jede Antwort.

 
Oups  Krone18.03.14, 16:37, Beiträge: 1769
Ich kenne zwar keinen Sekki-Pool, kann mir aber gut vorstellen, dass das auch Vorteile haben kann für jede/n einzelne/n Sekretär/in. Schon allein, wenn ich an den Urlaub denke.Also, yeiting, wie du schon sagst: "Schaun mer mal."
 
Dia030  18.03.14, 10:53, Beiträge: 8
Hallo,
ich arbeite in einem und finde es super.
Wir haben einen Chef und wir sitzen alle (also außer der Chef) in einem Raum. Jeder von uns macht allgemeine Aufgaben (zB Eingangspost bearbeiten) da wechseln wir uns tageweise ab und jeder hat auch seine speziellen Aufgaben (wo er auch hauptsächlich mit einem bestimmten anderen Chef zusammenarbeitet). Durch das gemeinsame Büro kriegt man viel mehr von den anderen Abteilungen/Projekten mit und kann dann auch leichter seine Erfahrung einbringen. Wichtig ist, finde ich, dass die allgemeinen Aufgaben fair verteilt sind.
 
yeiting  13.03.14, 10:23, Beiträge: 11
Hallo an Charly und Monki und vielen Dank für die Infos. Na, dann schaun wir mal, was sich ergibt.

Wenn noch andere Tipps oder Erfahrungen haben, dann bitte her damit!

Liebe Grüße, YE
 
Charly  12.03.14, 15:17, Beiträge: 337
Damit hatte ich schon mal Erfahrung. Der Sekki-Pool war für die ganze Firma zuständig und jede/r, der sich Chef nennen durfte, hatte uns etwas zu sagen. Einer der Chefs war dann unser direkter Vorgesetzter. Jede von uns hat immer alles gemacht – außer bei bestimmten Sonderaufgaben, die direkt an eine bestimmte Sekki übertragen wurden. Die Vertretungen hatten wir immer untereinander selber geregelt – auch die Arbeitszeiten, da eben immer jemand da sein musste. Das hat auch ganz prima geklappt. Trotzdem gab es ab und an „Zicken-Alarm“ – jetzt aber ohne, dass gleich die Tassen geflogen wären. Wir saßen in einem großen Raum, was auch die Zusammenarbeit erleichtert hat, da auch immer dort die zu erledigende Arbeit „einging“ und so jede sehen konnte, was zu tun ist. Wir haben einfach nach Eingang die Aufgaben erledigt, so dass es relativ wenig Beschwerden hinsichtlich der Prioritäten gab. Wir waren nicht so viele und bei 10 Sekki‘s kann ich mir schon gehäuften Zicken-Alarm vorstellen, was in einem kleineren Team einfacher ist, denn bei etwa 3 bis 5 Personen kann sich z. B. kaum jemand von einer „eher ungeliebten“ Arbeit drücken. Mein „Traum“ ist es sicher nicht in einem Pool zu arbeiten – nur manchmal hat man eben keine andere Wahl.

LG Charly
 
Monki  12.03.14, 14:16, Beiträge: 224
Das ist entsetzlich! Weil niemand von den Chef sich merken kann (will), ob er mit Frau Meier oder Frau Müller gesprochen hat und ob das die blonde mit Zopf war oder die andere...im Zweifelsfall bekommt man die Anmecker, weil er ja "dem Sekretariat" gestern etwas aufgegeben hat, zu dem speziell du heute nichts sagen kannst (weil die Kollegin es schon erledigt hat und er nur seine Post nicht anguckt).
Urlaubsvertretung ist auch spaßig "das müssen Sie unter sich klären"....
Zusammengefasst wird der administrative Aufwand und die Abstimmung im großen Stil auf den Pool abgewälzt.
Oooohhh ich reg mich nicht auf.
 
yeiting  12.03.14, 13:42, Beiträge: 11
Hallo,

mein Chef ist am überlegen, ob er uns Sekretärinnen in einen Sekretärinnen-Pool „steckt“. Bisher hat jede Abteilung eine Sekretärin (insgesamt ca. 10 Personen). Diese arbeiten teilweise in Teilzeit, teilweise in Vollzeit. Jede der Sekretärinnen hat noch Sonderaufgaben, die von Abteilung zu Abteilung verschieden sind.

Meine Frage in die Runde: Wer hat schon mal in einem Sekretärinnen-Pool gearbeitet bzw. arbeitet derzeit in einem? Wie sind die Erfahrungen? Macht jede Sekretärin alles? Muss jede Sekretärin jede Sonderaufgabe übernehmen können? Sind die Sekretärinnen trotzdem einzelnen Abteilungen zugeordnet? Wie ist die Urlaubsvertretungsregelung? Wer ist Vorgesetzter (hat jeder Abteilungsleiter jeder Sekretärin etwas zu sagen)? Gibt es Streit? Sitzen die Sekretärinnen alle in einem großen Raum? Und wie werden dann die Telefone der Mitarbeiter übernommen, wenn diese nicht da sind? Gibt es Pools, die wieder aufgelöst wurden und wenn ja, warum? Welche Tipps haben Sie, damit so ein Pool funktionieren kann? Bzw. was spricht dagegen?

Fragen über Fragen. Schon jetzt herzlichen Dank für jede Antwort.
 
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